Organize melhores festas com esta lista de planejamento de festas

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Planejar uma festa leva tempo, criatividade e a capacidade de permanecer organizado. A menos que seja uma pequena festa para a família e amigos, organizar uma festa deve ser um processo estruturado com passos cuidadosamente pensados. Isto vale para qualquer tipo de Festa, quer seja uma festa de discoteca à moda antiga ou uma festa de Halloween para crianças.

A nossa lista de planeamento de festas deve ajudá-lo a manter-se no caminho certo. Talvez nem todos os passos sejam relevantes para a tua festa, mas ver os passos torna-te um melhor organizador de festas num instante. Siga esta lista de verificação para se certificar de que não se esquece de passos importantes, tais como cuidar de alimentos e bebidas suficientes para todos. Os convidados famintos não fazem uma festa divertida.

Muito antes do início do seu eventoMuito antes do início do seu evento

Data e hora: Escolha uma data e hora para a sua festa. Tente planear o seu evento de forma a não coincidir com outros eventos importantes, eventos e feriados especiais (a menos que organize um evento especial). É mais provável que mais pessoas venham ao teu evento.Localização: onde está a decorrer a festa? É lá fora ou lá dentro? Na casa de alguém, num restaurante, num bar, num clube ou noutro sítio qualquer? Pensa em possíveis localizações.Tema: decidir se um tema particular Está ligado à festa. Qual é a ocasião para a festa? É para um evento específico ou”só porque pode”. Os convidados devem estar em código de vestuário, em traje, ou podem estar em roupas normais. Platéia: pense nas pessoas que vão gostar desta festa. Onde os podes encontrar? (Que canais offline e on-line eles usam?) Começar a fazer uma lista provisória de convidados.

Menu: você serve comida e Bebida? Os hóspedes devem trazer sua própria comida ou bebida? Comece a pensar sobre a lista de compras e o possível catering que precisa ser arranjado.Equipe: pense sobre se você está planejando a festa por conta própria ou se você precisa de outras pessoas para planejar e executar o seu partido. Reúne uma festa e decide quem é o responsável pelo quê.Orçamento: quais são os custos para alugar o local, comprar alimentos e bebidas, contratar os artistas e entretenimento, funcionários, etc. Peça um preço de entrada ou venda seus bilhetes para cobrir os custos ou fazer um lucro.

Programa: hora de começar a preparar uma visão mais detalhada do programa do festival. Há jogos de festa? Ou outro entretenimento como uma banda ao vivo, DJ, dançarinos e assim por diante? Tente fazer um horário difícil para o dia.

Material: agora que você tem uma idéia sobre como o programa vai parecer, é hora de descobrir que tipo de equipamento você precisa. Altifalantes, Projetores, equipamentos para jogos, e muito mais. Os artistas trazem mais seu próprio equipamento, ou você precisa cuidar de alguns? Certifique-se de colocar as encomendas de material grande a tempo.Localização: também é hora de garantir o local para a sua festa. Certifique-se de reservar o restaurante, assinar um contrato com a sala de conferências, ou o que for aplicável no seu caso.Fornecedores: de uma forma semelhante, certifique-se de que você escolhe seus fornecedores e negociar acordos para a entrega de alimentos, arranjos florais, balões, e assim por diante.

Página do evento: crie uma página do evento para a sua festa que coleta tudo o acima em um só lugar. A página do evento dá uma visão geral de todas as informações importantes sobre o seu tempo de festa, localização, programa e assim por diante. Normalmente, sua página de evento também é o lugar onde você pode monitorar o registro e venda de bilhetes para o seu evento.Convites: envie convites para a sua lista de convidados. Estes convites podem ligar para a página do evento para que as pessoas possam aprender mais sobre o seu evento e se inscrever.Promoção: comece a promover o seu partido em todos os canais de redes sociais onde espera encontrar potenciais visitantes. Pergunte àqueles que já se inscreveram para compartilhar o evento com seus amigos. Não se esqueça da promoção offline se isso se encaixa no seu evento: cartazes, folhetos, etc.

Duas semanas antes

Confirmar fornecedores: certifique-se de que todos os seus fornecedores confirmam as encomendas e que tudo está dentro do prazo. Você não quer ser surpreendido e julgado mal no dia.Comprar itens em falta: fazer as compras para todas as pequenas coisas que você pode comprar – cubos de gelo, talheres, toalhas de mesa, etc.Logística: comece a pensar sobre a disposição física e assento do site. Onde estacionam os convidados? De que Porta vem o catering? Há algum palco para o DJ ou para a banda? Uma pista de dança? Há algum guarda-roupa para os casacos dos convidados?

Faça uma playlist: se você não tem um DJ e cuidar da música você mesmo, agora é a hora de fazer uma playlist para a sua festa.Confirmar convidados: pergunte àqueles que ainda não responderam para nos avisar se eles estão vindo para a festa. Envie memórias para aqueles que já confirmaram para vir a sua festa para deixá-los excitados para o evento.Verificação de segurança: certifique-se de que todos os dispositivos de segurança estão no lugar e tudo funciona bem. As saídas de emergência estão claramente indicadas e existe um plano claro em caso de incêndio? Foram efectuados todos os controlos necessários?

Um dia antes

Faça os preparativos no local: organize o mobiliário, certifique-se de que a Wi-Fi funciona e testar o equipamento de som. Rebenta os balões e pendura outras decorações.

Comprar produtos perecíveis. Certifique-se de obter os produtos de última hora, como frutas frescas e sorvete.Passe por seu planejamento de eventos: execute o planejamento do dia com o gerente de localização e sua equipe para se certificar de que todos sabem suas tarefas durante a festa.Arranjo: vestir as mesas, preparar as bebidas de boas-vindas, fazer uma verificação de som final e certifique-se de que todas as coisas de última hora são organizadas.Catering: deixe o catering entrar e certifique-se de que eles têm tudo o que eles precisam para começar a preparar e servir a comida.

 

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